Smajlíky, emotikony nebo gify se staly nedílnou součástí naší každodenní soukromé komunikace a tyto „vizuální pomůcky“ písemného projevu prakticky tvoří samostatný jazyk. Je však vhodné používat smajlíky nebo emotikony v profesionální komunikaci, tím spíše v obchodních e-mailech?
Emotikony, smajlíci, emoji, samolepky, GIFy – jaký je mezi nimi rozdíl?
Nejprve si ujasněme terminologii:
Emotikony jsou sekvence znaků ASCII. Vytvářejí se jednoduchým použitím a kombinací různých interpunkčních znamének, písmen nebo číslic a vytvářejí jednoduchou reprezentaci emoce. Nejznámějšími emotikony jsou samozřejmě obličeje :-) a :-(, které byly poprvé použity v roce 1982 - což znamená, že emotikony brzy oslaví 40. výročí!
Někdy však aplikace tyto znakové emotikony automaticky převádějí na atraktivnější vizuální reprezentaci, například 😊 ☹ - tyto žluté obličeje, které lépe vyjadřují nálady, jako je hněv, strach nebo radost, jsou smajlíky. A na rozdíl od většiny emotikonů neleží v řádku na boku.
Emoji [emodži] je původně japonský vynález a také japonský termín (e, „obrázek“, a moji, „znak“). Lze je považovat za další vývoj nebo novou generaci emotikonů, zpopularizovanou hlavně prostřednictvím uživatelů iPhonu. Oproti emotikonům a smajlíkům představují emoji celou řadu předmětů nebo pojmů a nejsou založeny na znacích klávesnice. Přesto jsou emotikony standardizované a potřebují podklady pro každou ikonku ze sady.
Zde přicházejí na řadu samolepky, které jednoduše fungují jako obrázky, mohou být pro každou aplikaci jedinečné a zobrazovat v podstatě jakýkoli koncept.
A nakonec GIF (Graphical Interchange Format), poprvé použitý v roce 1987, je krátká bezzvučná videosekvence nebo série obrázků, které se donekonečna spouštějí ve smyčce a mohou zobrazovat cokoli od filmových scén až po náhodné animace.
Proč jsou smajlíci a emotikony tak populární?
Smajlíci odlehčují písemnou komunikaci, upřesňují informace a vyjadřují emoce, což je o to důležitější, pokud chybí skutečná konverzace tváří v tvář – což je zejména od roku 2020 stále častější.
Smajlíci a emotikony, stejně jako samolepky a GIFy, mohou nahradit chybějící gesta, tón hlasu a další prvky komunikace, na které jsme zvyklí spoléhat při osobním rozhovoru. Také mohou výrazně urychlit komunikaci jak pro odesílatele, tak pro příjemce, pokud oba sdílejí stejný referenční rámec a rozumí si dostatečně dobře na to, aby snížili komplexnost svých sdělení.
Jsou smajlíky v pracovních e-mailech přes čáru?
Vzhledem k tomu, že vše závisí na kontextu, neexistuje jednoznačná odpověď na otázku, zda je používání smajlíků v profesionálních e-mailech vhodné či nikoli. Ale existuje pár základních pravidel, podle kterých se dá řídit.
Dobrým ukazatelem je například formálnost zprávy – pokud píšete e-mail, který byste v minulosti poslali jako tištěný dopis, je rozhodně v souladu vynechat cokoli tak neformálního, jako jsou smajlíky. Do této kategorie by spadaly faktury, cenové nabídky, úřední oznámení nebo žádosti.
Rozhodující je vztah k příjemci. Pokud se odesílatel a příjemce nikdy nesetkali, navíc pokud mezi nimi existuje kulturní bariéra, mohou smajlíci působit nuceně nebo nekompetentně. Pokud se s obchodním partnerem nebo zákazníkem znáte již delší dobu a vzájemně se znáte, používání smajlíků neuškodí, ale přesto byste s nimi měli poněkud šetřit. Mezi známými kolegy je naopak používání smajlíků zcela bezproblémové.
Uvolňují smajlíci napětí v obchodní komunikaci?
Zejména kritické e-maily lze pozitivně ovlivnit dobře zvoleným smajlíkem. Rozesmátý nebo mrkající smajlík může u příjemce oslabit negativní pocity a snížit riziko, že si kritiku vezme osobně.
Při používání smajlíků a emotikonů je dobré být vždy uvědomělý a vždy předem přesně zvážit, jaký účinek bude mít zvolený smajlík na příjemce. Pro větší flexibilitu je samozřejmě velmi výhodné používat e-mailovou aplikaci, která smajlíky technicky podporuje a myslí na různé kulturní souvislosti, jako například eM Client 😊.
Jak odpovědět na pracovní e-mail, který používá smajlíky?
Pokud váš „protějšek“ používá v e-mailové komunikaci smajlíky, neznamená to, že musíte dělat totéž, abyste nepůsobili nezdvořile. Místo toho je lepší vytvořit si vlastní komunikační styl, který může (ale nemusí) zahrnovat i některé smajlíky. To samozřejmě neznamená, že byste svůj styl neměli vůbec přizpůsobovat různým příjemcům. Rozhodující stejně vždy zůstává případný tón a jazyk vašeho e-mailu.
Měly by se emotikony používat v předmětech obchodních e-mailů?
Krátká odpověď: ne. Řádky předmětů by měly zůstat jasné a neměly by být přeplněny malými ikonami. Mnoho e-mailových klientů může mít s rozpoznáním emotikonů problémy a z těchto předmětů udělají jen kryptickou změť čtverečků a prázdných symbolů. Také e-maily obsahující speciální znaky, jako jsou smajlíci a emotikony (ať už v řádku předmětu nebo v textu těla), snadno skončí ve spamu – zejména v obchodním prostředí.
Jak používat smajlíky a emotikony v aplikaci eM Client?
eM Client má naštěstí rozsáhlou podporu stovek emotikonů (všechny standardní, včetně výběru barvy kůže a kategorizace), krásnou sadu vlastních samolepek a k dispozici je také celá databáze Giphy.
Že ještě neznáte eM Clienta?
Vyzkoušejte si ho! Je to zdarma a bez závazků.
Nestačí vám verze zdarma? Kupte si eM Client PRO:
neomezené množství e-mailových účtů
neomezené využití pro komerční účely
profesionální VIP podporu
Sekce Poznámky a Přílohy
Odložení příchozích zpráv
Hromadná korespondence
Odložené odesílání
Sledování odpovědi
a další užitečné funkce.
A mezitím mrkněte na náš YouTube kanál, najdete tam instruktážní videa.