Unavuje vás nekonečné hledání v e-mailech, abyste nalezli ten, který potřebujete? Vaše schránka je přeplněná a nevíte co lze smazat a co ne? Nastal čas některé ze starých zpráv archivovat. Dnes se společně podíváme na to, jaké řešení nabízí Google, který je lídrem na trhu a porovnáme ho s možným konkurentem.
Co se v Gmailu archivuje
Archivace e-mailů pomocí webového rozhraní Gmail je jednoduchá. Vyberete jednu nebo více zpráv a poté kliknete na tlačítko archivovat v horní části obrazovky. E-mail následně zmizí ze schránky a je přístupný k pozdějšímu nahlédnutí. Archivace v aplikaci Gmail tedy v podstatě spočívá v odstranění štítku doručené pošty a ponechání zprávy ve složce Všechny zprávy - pokud byla zpráva zkopírována ještě do jiné složky, zůstane na původním místě.
Co je archivace v aplikaci Gmail
Má to však drobný háček. Archiv není samostatná složka. To znamená, že váš archiv v Gmailu je součástí složky Všechny zprávy, kde jsou uloženy všechny vaše e-maily. A v případě, že hledáte jednu konkrétní zprávu, jste nuceni zkontrolovat nikoli pouze archivované e-maily, ale také všechny ostatní e-maily ve vaší schránce, ať už se jedná o odeslané zprávy, koncepty atd. To vás buď nutí použít speciální filtry, abyste si ulehčili práci s hledáním, nebo musíte znát aspoň nějaké podrobnosti o hledané zprávě. Obojí je nejen časově náročné, ale hlavně nelze toho vždy dosáhnout. S největší pravděpodobností byste si museli vyhledat detailnější instrukce, jak filtrovat zprávy pokročilým způsobem.
Archivace e-mailů v Gmailu jiným způsobem
Jde to však i jinak. Již zmíněným konkurentem je v našem případě aplikace eM Client. Umožňuje pomocí několika kliknutí nastavit účet Gmail nebo jakýkoli jiný e-mailový účet, poskytuje stejné možnosti archivace jako webový klient Gmail a má v rukávu pár es navíc.
Konkrétně umožňuje archivovat e-maily do lokálního adresáře v počítači, kde jsou snadno dostupné, pomocí funkce Automatická archivace. Ta se může hodit, pokud sice už nechcete vidět nějaký e-mail ve své schránce, ale chcete k němu stále mít někde přístup. Nesporně největší výhodou je, že tyto e-maily se již nebudou zobrazovat ve vyhledávání - méně zatěžují výpočetní výkon a zrychlují tedy dobu odezvy. Tato bonusová funkce může být užitečná zejména tehdy, když se snažíte ušetřit nějaké drahocenné volné místo z přerostlého adresáře na serveru, a přitom si chcete zachovat stará data.
Archivace může být také automatická, takže například lze periodicky archivovat data, která jsou starší než měsíc. V tomto případě můžete celý proces archivace vypustit z hlavy a nechat eM Client jednoduše a bez nekonečného klikání pracovat.