Tento návod se věnuje hlavně Office 365, ať už jde o desktopovou nebo cloudovou verzi. Pokud ještě nepoužíváte místo Outlooku eM Client, ale aktuální nebo nějakou starší verzi klienta Outlook, tento návod je právě pro vás. Změny mezi jednotlivými verzemi Outlooku nejsou nikterak zásadní.
Vaše dlouho očekávané volno od každodenních úkolů je za rohem a vy chcete jednoduše vypnout a užít si dovolenou. Je minimálně slušné dát vědět, co se děje a proč nejste k zastižení. S tím vám mohou pomoci automatické odpovědi. Tato chytrá funkce kontroluje příchozí e-maily a odpovídá na ně zprávou, kterou si sami zvolíte. Podíváme se spolu na to, jak tuto šablonu vytvořit, a ukážeme si některá její pokročilá nastavení.
Vytvoření šablony automatické odpovědi v aplikaci Outlook
Šablonu můžete vytvořit v nastavení Outlook > Pošta > Automatické odpovědi. V dalším okně můžete zapnout automatické odpovědi. Pokročilé nastavení vám umožňuje zapnout automatické odpovědi na pevný časový úsek, nebo na neurčito. Nastavení na pevný časový úsek je výhodnější, protože tím dostanete přístup k dalším užitečným funkcím - konkrétně můžete automaticky odmítnout pozvánky na nové schůzky, nebo jednoduše zrušit všechny schůzky během zvoleného časového okna.
Dále můžete rozlišit, aby se automatické odpovědi odesílaly pouze členům vaší organizace, seznamu vašich kontaktů, nebo na každý doručený e-mail. Textový editor odpovědí umožňuje provádět všechny úpravy, na které jste zvyklí z jiných editorů dokumentů.
Pro zajímavost se zde také můžeme krátce podívat, jak se podobného úkolu zhostí aplikace eM Client. Přechod z webové verze do aplikace eM Client je velmi intuitivní a nastavení automatických odpovědí je téměř totožné s tím, na co jste zvyklí z webového klienta. Máte několik možností, jak šablonu nakonfigurovat podle svých potřeb. Automatické odpovědi lze nastavit na určité časové období nebo můžete odpovídat pouze lidem ze svého seznamu kontaktů. Také si můžete vytvořit unikátní šablonu pro každý ze svých emailových účtů.
Nejlepší šablona pro automatické odpovědi
Nezapomeňte však, že i s takto rozsáhlými možnostmi by vaše automatická odpověď měla být především stručná, s případným kontaktem na osobu, která spravuje vaši agendu během zaslouženého volna. Kromě toho byste měli uvést také informaci o tom, jak dlouho nebudete moci odpovídat. Nakonec, musíme zde více než zdůraznit, jak je důležité se vyvarovat se chyb v textu - svou odpověď si důkladně přečtěte, překlepy působí neprofesionálně.