Vaše e-mailová schránka možná praská ve švech vinou všemožných marketingových newsletterů a oznámení ze sociálních sítí. Jedním ze způsobů, jak uspořádat různé druhy příchozích zpráv, jsou kategorie doručené pošty. V tomto článku si ukážeme, jak kategorie doručené pošty fungují v desktopové a mobilní aplikaci eM Client a jak z této funkce vytěžit maximum.
Chybí vám ve složce Doručená pošta nějaké zprávy?
Možná jste si všimli, že máte ve složce Doručená pošta méně zpráv, než jste očekávali. Než začnete propadat panice, zkontrolujte prostor v levém horním rohu seznamu zpráv. Pokud je zapnutá funkce Kategorie, mohla být zprávě přiřazena jiná kategorie, a taková zpráva je pak zařazena do samostatné záložky.
Funkce Kategorie vám pomůže odfiltrovat marketingové newslettery, příležitostná oznámení ze sociálních sítí a další e-maily, které obvykle nejsou vaší prioritou.
Výchozí záložky kategorií pro Gmail účty jsou Primární, Promoakce a Sociální sítě. U všech ostatních účtů to budou záložky Primární a Ostatní. Toto nastavení ale můžete samozřejmě změnit podle vašich preferencí. V tomto článku se dozvíte, jak na to.
Výchozí kategorie pro Gmail účty:
Výchozí kategorie pro jiné účty než Gmail:
Výchozí zobrazení kategorií pro účty Gmail kopíruje zobrazení doručené pošty, na které jste možná zvyklí z webového rozhraní Gmailu. V aplikaci eM Client mu říkáme „Gmail styl“.
Výchozí zobrazení pro všechny ostatní účty je velmi volně inspirováno „Prioritní doručenou poštou“ aplikace Outlook. Záložka s názvem Primární obsahuje důležitější kategorie, které vyžadují vaši pozornost. Zbytek kategorií je zobrazen v záložce s názvem Ostatní.
Zobrazení lze vždy změnit – například si můžete nastavit „Gmail styl“ pro všechny účty.
Změna nastavení a vypnutí funkce kategorie
Výběr záložek kategorií lze přizpůsobit pro každý e-mailový účet. V hlavním okně klikněte pravým tlačítkem myši na záložky kategorií nebo na horní část seznamu zpráv:
Ve spodní části rozbalovacího seznamu najdete také možnost „Skrýt lištu s kategoriemi“, která vám umožní okamžitě vypnout zobrazení kategorií v konkrétní složce doručené pošty.
Kategorie doručené pošty v desktopové aplikaci eM Client
eM Client podporuje kategorie Osobní, Promoakce, Sociální sítě, Aktualizace a Fóra. Zprávy, které ještě nebyly kategorizovány, budou ve stavu „Ještě nekategorizováno“. To znamená, že proces kategorizace nebyl vůbec zahájen (například po importu velkého počtu zpráv). Zprávy, které nelze zařadit do žádné z dostupných kategorií, se zobrazí jako „Žádná kategorie“.
Jak vypnout kategorie doručené pošty?
Funkci kategorií můžete zapnout nebo zcela vypnout tak, že přejdete do nabídky Menu > Nastavení > Pošta > Kategorie a zaškrtnete nebo odškrtnete možnost „Zobrazit kategorie“.
Kategorizace a změna kategorie
Pokud je funkce kategorizace zapnutá, zprávy jsou automaticky řazeny do kategorií. V případě Gmail účtů je třídění prováděno na Google serveru a až poté synchronizováno s aplikací eM Client. Zprávy z účtů jiného typu jsou řazeny do kategorií podle algoritmu aplikace eM Client.
Pokud automatická kategorizace selže, zkuste použít funkci Opravit – pravým tlačítkem myši klikněte na složku Doručená pošta a vyberte Vlastnosti > Opravit > Opravit > Kategorizovat zprávy.
A jak například přesunout e-maily z kategorie Promoakce do záložky Primární?
Změnu kategorie pro jednotlivé zprávy lze provést tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na zprávu a zvolíte možnost „Kategorie“ - poté lze vybrat z dostupných kategorií:
Nebo můžete kategorii změnit přetažením zprávy na cílovou záložku.
Jakmile zprávu přetáhnete na zamýšlenou záložku kategorie (nebo potvrdíte výběr kategorie u kombinovaných záložek), zobrazí se potvrzovací okno. Vysvětluje různé možnosti změny kategorie - zda se bude změna aplikovat na budoucí nebo minulé zprávy, nebo pouze na vybranou zprávu:
Ve výchozím nastavení se při změně kategorie přetažením vytvoří nové pravidlo pro všechny budoucí zprávy přijaté z nebo odeslané na stejnou e-mailovou adresu. Tyto zprávy budou zařazeny do cílové kategorie.
Máte také možnost změnit kategorii pro všechny starší zprávy spojené s touto e-mailovou adresou. V takovém případě stačí při přetahování zprávy stisknout a podržet klávesu „Shift“.
Pokud během přetahování stisknete a podržíte klávesu „Alt“ (Windows) nebo „Control“ (macOS), změní se pouze kategorie vybrané zprávy a nevytvoří se žádné nové pravidlo.
V případě kombinovaných záložek (Primární, Ostatní nebo Vše) se nejdříve otevře vyskakovací okno s výzvou k upřesnění cílové kategorie:
Poznámka: Změna kategorie pro zprávy v Google účtech je možná pouze s placenými licencemi.
Vlastní pravidla pro kategorie
V sekci Nastavení > Pošta > Kategorie najdete všechna vlastní pravidla a nastavení kategorií na jednom místě.
Kliknutím na tlačítko „Upravit“ v sekci Vlastní pravidla je můžete změnit:
Každá kategorie zde může být ručně nastavena – je také možné omezit kategorizaci nad rámec výchozího pravidla („Odesláno a přijato od“) pouze na „Přijato od“ nebo „Odesláno těmto příjemcům“
Pravidla kategorií lze použít pouze na celou e-mailovou adresu – nefungují s doménami nebo částmi e-mailových adres.
Poznámka:: U Gmail účtů nelze zobrazit vlastní pravidla kategorií.
Kategorie Gmailu fungují následovně: aplikace eM Client odešle novou informaci o pravidlech kategorií na server Google, který informaci uloží a nová pravidla aplikuje na budoucí zprávy. Google však neposkytuje k těmto pravidlům přístup a nedovoluje je prohlížet - a to ani na webovém rozhraní, ani v aplikacích třetích stran, jako je eM Client.
Samotná změna kategorií pro zprávy v Google účtech je možná pouze s placenými licencemi.
Přizpůsobení výchozích záložek kategorií
V sekci nastavení pro Kategorie zvolte, které záložky kategorií se budou zobrazovat ve výchozím nastavení:
Kromě toho můžete výběrem možnosti „Vlastní“ v rozbalovacím seznamu samostatně zvolit viditelnost záložek kategorií pro své Gmail účty a také pro účty jiného typu. Stejné nastavení je dostupné i pro globální složky.
U všech účtů a složek je rovněž možné určit, které kategorie budou zobrazeny v záložce Primární a Ostatní (na základě vašich priorit):
Pod nastavením zobrazení záložek najdete také možnosti zobrazení nově přijatých a nepřečtených zpráv. Můžete si zvolit, co se zobrazí vedle názvu záložky kategorie – zda počet nově přijatých zpráv, počet nepřečtených zpráv nebo ani jedna z možností.
Styl ukazatele počtu zpráv si lze také zvolit – na výběr je indikátor zobrazující číslo, číslo v závorce nebo tečka bez čísla, která upozorňuje, že na záložce konkrétní kategorie jsou nepřečtené nebo nově přijaté zprávy.
Kategorie doručené pošty v mobilní aplikaci eM Client
Mobilní aplikace nabízí téměř stejná nastavení jako aplikace pro desktopy.
Zobrazení všech kategorií lze změnit klepnutím a podržením horní části doručené pošty – zobrazí se nabídka Záložky kategorií:
Sekci Kategorie najdete v menu nastavení:
Lze také upravit výchozí kategorie:
Klepnutím na možnost Vlastní pravidla můžete upravit vlastní pravidla každé kategorie:
Po výběru zprávy ve složce Doručená pošta ji můžete přeřadit do jiné kategorie.
Klepněte na ikonu tří teček v pravém horním rohu, pak zvolte možnost Kategorie a vyberte kategorii, do které chcete zprávu přeřadit:
Kategorie doručené pošty jsou užitečným nástrojem, jenž vám pomůže při rozhodování, které e-maily si prohlédnout jako první a které odložit na později.
Díky kategoriím už vaše e-mailová schránka nebude zahlcená různými oznámeními z fór a otravnými propagačními e-maily. Zobrazení kategorií lze upravit zvlášť pro každý z vašich e-mailových účtů, takže si můžete snadno nastavit rozdílné styly pro pracovní a osobní poštu.
A pokud používání kategorií prostě není pro vás? Jednoduše je vypněte. S aplikací eM Client bude vaše pošta fungovat tak, jak vyhovuje vám.
Že ještě neznáte eM Clienta?
Vyzkoušejte si ho! Je to zdarma a bez závazků.
Nestačí vám verze zdarma? Kupte si eM Client Personal nebo Business a získejte:
neomezené množství e-mailových účtů
neomezené využití pro komerční účely
profesionální VIP podporu
Sekce Poznámky a Přílohy
Odložení příchozích zpráv
Hromadná korespondence
Odložené odesílání
Sledování odpovědi
a další užitečné funkce.
A mezitím mrkněte na náš YouTube kanál, najdete tam instruktážní videa.