Obvykle chceme, aby nám práce šla pěkně od ruky a utíkala rychle - a to nejen protože to po nás vyžaduje dynamické pracovní prostředí. V tomto článku se podíváme na to, jak můžete pomocí funkce Rychlá akce v programu eM Client ušetřit drahocenný čas i energii.
Člověk si v určité fázi natolik osvojí práci s e-mailem, že okamžitě pozná, jak se nejlépe vypořádat s různými typy zpráv. Možná vás při opakování identických kroků během pracovního dne napadlo: nešlo by tyhle opakující se úkoly dělat jednodušeji?
Rychlé akce jsou cesta k ještě lepší produktivitě.
Díky této volbě můžete stisknutím jedné klávesové zkratky vykonat sérii navazujících úkolů současně.
Jak použít funkci Rychlá akce v desktopové aplikaci eM Client
Novou Rychlou akci můžete přidat buď přes Menu > Rychlá akce nebo si na hlavním panelu nástrojů rozbalit menu Rychlá akce a otevřít Spravovat.
V okně nastavení pro Rychlé akce můžete dříve přidané Rychlé akce editovat, nebo vytvořit novou kliknutím na tlačítko + Přidat.
Po kliknutí na + Přidat vám vyskočí okno Detail rychlé akce. Novou Rychlou akci pak vytvoříte přidáním konkrétní akce do seznamu:
Po výběru akcí, které chcete provést, svou novou Rychlou akci pojmenujte a nastavte zkratku pro její spuštění.
Poznámka: Akci můžete přiřadit libovolnou zkratku - včetně pouze jedné klávesy, pokud už stejná kombinace kláves není používaná v Nastavení > Obecné > Zkratky.
Použití zkratek je zcela na vás - výchozí zkratky je možné změnit v nastavení. O zkratkách si přečtěte více zde.
Pokud chcete změnit pořadí akcí, tak je myší přetáhněte na jinou pozici nebo na vybranou akci klikněte a šipkami v panelu nástrojů ji na vybranou pozici přesuňte:
Až všechno nastavíte, nezapomeňte Rychlou akci uložit kliknutím na tlačítko Uložit a zavřít.
Pro spuštění Rychlé akce použijte přiřazenou zkratku. Rychlou akci můžete spustit také z hlavního panelu nástrojů (z hlavního okna). Klávesová zkratka Q vám otevře lištu, do které stačí napsat název Rychlé akce, kterou chcete provést a kliknutím ji spustit.
Funkce Rychlá akce je momentálně přístupná pouze v desktopové aplikaci eM Client pro uživatele placené licence.
Kdy využít Rychlou akci?
Při psaní e-mailů
Posíláte nějaký e-mail opakovaně? Vytvořte si Rychlou akci, která vám automaticky otevře okno pro psaní nového e-mailu, vyplní podpis, vloží šablonu nebo Rychlý text, přidá adresáta nebo kopii, předmět, a ještě vás upozorní, až vám adresát odpoví pomocí funkce sledování odpovědi.
Rychlá akce může také přijít vhod, pokud chcete ze slušnosti rychle odpovědět na e-maily, které si potřebujete nechat na později. Dopřejete jim tak pozornost, kterou si zasluhují. Vaši kolegové či klienti budou díky reakci na e-mail vědět, že je neignorujete, což je vždycky příjemnější než úplné mlčení.
Ukažme si funkci Rychlá akce na praktickém příkladu.
Otevřete si okno Rychlá akce, vytvořte novou Rychlou akci a přidejte následující:
Přidat štítek - Odpovědět - Přidat rychlý text - Použít podpis - Odeslat - Vytvořit úkol ze zprávy
Přidání štítku jako je například „Odpovědět později“ vám pomůže lehce najít e-maily, kterým se později chcete věnovat.
Do odpovědi potřebujete přidat text, k čemuž skvěle poslouží Rychlý text (Nastavení > Pošta > Rychlý text).
Pojďme to ale ještě vylepšit přidáním proměnné, která přidá křestní jméno adresáta e-mailu - nebo zástupný text, který můžete před odesláním e-mailu manuálně přepsat:
Přidejte vybraný podpis a nezapomeňte na akci Odeslat.
Jako třešničku na dortu si můžete ze zprávy vytvořit úkol - po odeslání zprávy se automaticky otevře okno pro vytvoření Úkolu. Vyberte si čas, kdy se budete moct e-mailu věnovat, a nastavte si připomínku - třeba až konečně pošlete ten projektový plán s blížící se uzávěrkou?
Vyberte si zkratku, která se vám bude příjemně používat, a svou novou Rychlou akci si uložte.
Při správě příchozí pošty
Možná vám vyhovuje organizovat si příchozí e-maily do vlastních složek - jde to sice snadno vyřešit Pravidly, ale někdy je třeba zasáhnout i manuálně. Zvlášť když vám chodí pošta všeho druhu, od různých adres odesílatelů, s různými předměty a obsahem.
V takovém případě to jde vyřešit jednoduše a pohodlně vytvořením Rychlé akce, která vám e-maily do složek přesune.
Stačí pro každou složku vytvořit zkratku a e-maily rychle roztřídíte tam, kam patří. Co takhle k e-mailu v rámci jedné Rychlé akce přiřadit štítek a označit ho jako přečtený?
Někdy vám dorazí e-mail a je vám hned jasné, že by se mu měl věnovat spíše kolega. Jednoduchou rychlou akcí ho kolegovi přepošlete, a navíc si můžete i uložit kopii e-mailu do dedikované složky, čímž celý proces pohodlně pořešíte:
Rychlá akce posune váš styl práce na další úroveň a pomůže vám s optimalizací úkolů. Nebudete muset plýtvat časem na opakování těch samých kroků a použitím obyčejné zkratky snadno vytvoříte nové e-maily i odpovědi, zorganizujete si doručenou poštu a vytvoříte navazující úkoly.
Vyzkoušejte funkci Rychlá akce pro a efektivnější práci - jistě se vám bude hodit.
Že ještě neznáte eM Clienta?
Vyzkoušejte si ho! Je to zdarma a bez závazků.
Nestačí vám verze zdarma? Kupte si eM Client Personal nebo Business a získejte:
neomezené množství e-mailových účtů
neomezené využití pro komerční účely
profesionální VIP podporu
Sekce Poznámky a Přílohy
Odložení příchozích zpráv
Hromadná korespondence
Odložené odesílání
Sledování odpovědi
a další užitečné funkce.
A mezitím mrkněte na náš YouTube kanál, najdete tam instruktážní videa.