Dnes bychom vám rádi blíže představili způsob práce s úkoly inspirované metodikou Davida Allena s názvem Getting Things Done. Ve verzi 9 jsme se touto metodou inspirovali a přizpůsobili jsme ji naše uživatelské rozhraní. Proto bychom vám rádi nastínili její základní principy.
Co je to GTD a jak vám může pomoci?
Co je vlastně metoda Getting Things Done (neboli GTD, volně přeloženo jako „Dotahujte věci do konce”)? Jedná se o metodiku, která vám pomůže soustředit se na ty správné úkoly a stanovit jejich priority. GTD je založeno na principu rozdělení agendy na menší úkoly a jejich zaznamenání, ať už do poznámkového bloku nebo aplikace, tak abyste si uspořádali myšlenky a mohli se prioritně soustředit na ty nejdůležitější úkoly. Jinými slovy, tato metoda vám umožní podívat se na problém s odstupem pomocí předem definovaných kroků a pracovat na tom, co je skutečně podstatné.
Pět kroků GTD:
-
Zaznamenejte si své myšlenky a důležité povinnosti. Používejte poznámkový blok, nástěnku a nebo právě úkoly v aplikaci eM Client; kde si můžete zapisovat, co je třeba udělat. Nic není příliš malý úkol; zaznamenejte tedy vše, co vyžaduje vaši pozornost.
-
Ujasněte si, jaké budou vaše další kroky k dokončení úkolů, které jste si zapsali. Rozdělte položky na kroky, které můžete splnit jeden po druhém. Pokud se vám zdá úkol nemožný a neúnosný, stanovte si menší cíle, které vám pomohou se splněním daného úkolu po částech.
-
Organizace. Jakmile budete mít jasno v tom, co vše je potřeba udělat, úkoly si uspořádejte. Roztřiďte je do kategorií, odpovídající tomu, do které oblasti vašeho života spadají: domácí projekt, nákupy, práce, e-maily atd.
-
Zkontrolujte uspořádané úkoly a připravte se na jejich plnění. Pokud se něco ve vašem plánu změní nebo se některé povinnosti zruší, je třeba jejich seznam aktualizovat. Možná dostanete nový nápad, jak své cíle vylepšit nebo jak jich dosáhnout rychleji. Tomu, co se může během týdne změnit, se meze nekladou; proto je velmi důležité seznam neustále kontrolovat a aktualizovat!
-
Akce je posledním krokem, kdy začnete plnit úkoly, které jste si připravili a zorganizovali. Pusťte se do práce a udělejte vše, co je třeba!
-
GTD v aplikaci eM Client
Vzhledem k tomu, jak efektivní a oblíbená metoda GTD je, inspirovali jsme se touto strategií a přidali viditelnější ikonky statusů, které vám pomohou rychle vyhodnotit, kolik práce je třeba udělat a co už bylo dokončeno. Pojďme se podívat na to, co nové zobrazení úkolů nabízí, a začít s aktualizovanými úkoly aplikace eM Client efektivně pracovat.
Více informací a větší efektivita s Detailním náhledem
Náhled “Detail” poskytuje rozhraní orientované na GTD, které zvyšuje vaši produktivitu. Úkoly můžete třídit dle stavu dokončení pomocí záložek přímo nad seznamem úkolů. Podle těchto statusů je možné třídit úkoly na: Nadcházející, Dokončené a Odložené. Nebo můžete zobrazit všechny úkoly najednou, bez ohledu na jejich stav.
Detailní náhled obsahuje panel s dodatečnými informacemi o úkolech a také posuvník znázorňující míru splnění, takže můžete přesně určit, kolik práce je ještě třeba na jednotlivých úkolech udělat. Až bude úkol hotový, přetáhněte posuvník na 100 %, nebo změňte jeho stav pomocí tlačítek pro změnu statusu úkolů. Můžete také zobrazit a změnit datum dokončení a přidat/upravit poznámku, pokud si k danému úkolu chcete něco důležitého poznamenat.
Vytvořili jsme krátké ukázkové video, kde je práce s úkoly ukázána:
Statusy
Ikonky statusů, které můžete vidět v aplikaci od verze eM Client 9, slouží také jako tlačítka pro změnu stavu. Pokud kliknete na ikonu statusu v podokně podrobností, můžete přepnout stav úkolu na jednu z přednastavených hodnot: Nezapočato, Probíhá, Dokončeno, Odloženo a Čeká na někoho jiného.
eM Client: Výběr stavu úkolu pomocí ikonového menu
Změna stavu se okamžitě projeví v seznamu úkolů. Pokud potřebujete stav úkolu dodatečně překontrolovat, jednoduše jej naleznete v seznamu pod příslušnou sekcí. Díky novým statusovým ikonkám můžete okamžitě zjistit, co na svém seznamu úkolů máte a pustit se do jejich vyřizování.
Existují dva speciální statusy: Nezapočato jako výchozí status pro úkoly a Po termínu pro úkoly, které už překročily nastavené datum splnění. Stav "Po termínu" lze navíc kombinovat s dalšími stavy průběhu v případě, že úkol nebyl dokončen včas, ale byl zahájen v minulosti. Pokud se zobrazí pouze stav "Po termínu", znamená to, že úkol ještě ani nebyl zahájen; ale den, do kdy měl být úkol dokončen, je už v minulosti.
Filtrování a třídění
Příliš mnoho úkolů? Chcete-li seřadit úkoly podle priorit, můžete použít již zmíněné záložky se stavem dokončení v horní části seznamu úkolů. K dispozici je však také možnost třídit úkoly pomocí různých parametrů nebo pomocí rychlého filtru pro zobrazení úkolů na základě jejich atributů; včetně štítků, stavu průběhu a dalších. Klikněte na ikonu trychtýře v horní části seznamu, vyberte atribut a filtr se aplikuje. Jakmile najdete požadovaný úkol, kliknutím na tlačítko "X" pod ikonkou trychtýře filtrování zrušíte.
Že ještě neznáte eM Clienta?
Vyzkoušejte si ho! Je to zdarma a bez závazků.
Nestačí vám verze zdarma? Kupte si eM Client PRO a získejte:
neomezené množství e-mailových účtů
neomezené využití pro komerční účely
profesionální VIP podporu
Sekce Poznámky a Přílohy
Odložení příchozích zpráv
Hromadná korespondence
Odložené odesílání
Sledování odpovědi
a další užitečné funkce.
A mezitím mrkněte na náš YouTube kanál, najdete tam instruktážní videa.