Datové soubory: snadný způsob, jak mít svá data vždy pod kontrolou

Většina moderní komunikace dnes probíhá elektronicky a na počítači častokrát musíme pracovat s velkým množstvím e-mailů, které je třeba ukládat, třídit nebo příležitostně sdílet s kolegy. Uchovávat data na jednom místě je sice praktické, ale někdy se hodí je rozdělit – část uložit stranou nebo rychle sdílet s kolegy.

K tomu poslouží další užitečná funkce v programu eM Client: Datové soubory.

Možná už víte, jak eM Client data uchovává – veškerá uživatelská nastavení, zprávy a další informace jsou uložené v databázovém systému SQLite. Díky tomu, že je vše uloženo v jedné databázi, jsou jednotlivé položky i informace navzájem propojené, což zefektivňuje vyhledávání, práci s historií komunikace, přílohami i dalšími funkcemi.

V tomto článku si vysvětlíme, jak fungují Datové soubory, včetně toho, jak vám v programu eM Client mohou pomoci se správou dat.

Co to jsou Datové soubory?

Datové soubory v aplikaci eM Client jsou samostatné mini databáze, které umožňují data rozdělit a uložit je na jiných místech na pevném disku, externím nebo na cloudovém uložišti. Naše datové soubory mají vlastní formát – EMDF (eM Client Data File, tedy eM Client Datový soubor).

To ale neznamená, že by byla vaše data „uvězněná“ a už je nikdy nedostanete do jiné aplikace. Pokud jde něco exportovat z hlavní databáze, jde stejně lehce exportovat i z Datových souborů.

A teď to nejlepší: Datové soubory si můžete v aplikaci zobrazit jen tehdy, když se vám to hodí, a to díky funkci připojit/odpojit.

Chcete už mít ten pár let starý e-mailový archiv z očí? Vytvořte si nový datový soubor se zprávami z daného roku a odpojte ho. Můžete se těšit na rychlejší a přesnější vyhledávání, protože program už nebude prohledávat stará, nerelevantní data.

Datové soubory jde přesunout a stejně lehce je lze sdílet s ostatními, aby je také mohli rychle připojit do svého programu eM Client. Hladce tak nasdílíte celé struktury složek a všechny jejich zprávy.

V případě že potřebujete kolegovi předat projekt včetně veškeré proběhlé komunikace, můžete vytvořit nový datový soubor, nakopírovat nebo přesunout do něj potřebná data a předat mu ho.

Podobně je možné postupovat, pokud někdo odchází z firmy a chce svému nástupci bez komplikací předat všechny svoje zprávy.

Soubory EMDF versus soubory PST

Jak už bylo řečeno, EMDF je náš vlastní formát, který jsme vytvořili speciálně pro aplikaci eM Client. EMDF soubory lze použít v situacích, na které se běžně využívají soubory PST od společnosti Microsoft. Ty umožňují uživateli třídit data a připojit je do programu podle potřeby.Využití EMDF souborů je podobné jako u PST – slouží ke stejným účelům, ale bez potíží, které jsou s PST soubory často spojovány.

EMDF soubory jsou stabilnější, nepoškodí se tak snadno jako PST a zároveň nemají omezenou velikost. Data si tak rozdělíte tak, jak to vyhovuje vám a ne podle toho, jestli vám zrovna v daném souboru dojde místo.

Jak vytvořit Datové soubory

Datové soubory se vytváří přes Menu > Datové soubory (na Windows) nebo eM Client > Datové soubory (na MacOS).

Otevře se Správce datových souborů. Pro vytvoření nového, prázdného Datového souboru, klikněte na „ + Vytvořit datový soubor “:

Otevře se dialogové okno, kde můžete vybrat umístění a datový soubor pojmenovat:

Umístění i jméno potvrďte tlačítkem „Uložit“.

Nový Datový soubor je na světě! V kolonce Zobrazit jako si můžete přizpůsobit název souboru, jak ho uvidíte v levém panelu mezi vašimi složkami:

Avatar Datového souboru lze také upravit. Klikněte na něj, a buď si vyberte z výchozích obrázků, které eM Client nabízí, nebo si nahrajte vlastní obrázek:

Potvrďte změny kliknutím na tlačítko Uložit a zavřít:

Svůj nový Datový soubor najdete v levém panelu pod e-mailovými účty a nad Místními složkami a Archivem.

Nový Datový soubor ještě neobsahuje žádná data – pojďme si ukázat, jak vytvořit novou složku, kam později můžete kopírovat nebo přesouvat data.

Kliknutím pravým tlačítkem na datový soubor otevřete nabídku, ve které můžete soubor přejmenovat, vytvářet nové složky, zobrazit nebo skrýt existující složky, rychle datový soubor odpojit a využít i další možnosti jako u dalších složek v programu eM Client.

Vytvořte novou složku, vyberte kam ji ve vašem novém Datovém souboru umístit, dále pak název a jaký typ položek bude obsahovat:

Teď můžete zkopírovat či přesunout zprávy nebo další data, a nebo si nastavit pravidla, která budou určité zprávy přesouvat do složky automaticky, a podle potřeby si Datový soubor připojíte a odpojíte.

Ohledně již zmíněných PST souborů: pokud připojíte soubory z vašeho starého Microsoft Outlooku, eM Client data zkopíruje, převede je na formát EMDF a nový datový soubor automaticky připojí. Soubor EMDF bude uložen na stejném místě jako původní soubor PST.

Soubory můžete připojit a odpojit i v sekci Správce datových souborů.

Takový soubor si rovněž můžete z úložiště přetáhnout kamkoliv na levý panel v programu eM Client, čímž se sám rychle připojí a zobrazí se v sekci Datové soubory.

Jak importovat soubory PST a OST z Outlooku

Pokud si přejete naimportovat PST (nebo OST) jako datový soubor, jde tak učinit v Menu > Soubor > Importovat (na Windows) nebo Soubor > Importovat (na MacOS). V nabídce vyberte „Datové soubory typu Outlook (.pst, .ost)“.

Pokud máte na počítači nainstalovaný program Outlook, v cestě souboru bude automaticky vybrána vaše místní složka Microsoft Outlook pod složkou AppData. V opačném případě si umístění zvolíte tlačítkem „Vyberte soubor…“. Totéž platí, pokud zkrátka chcete složku importovat odjinud.

Otevře se dialogové okno. Označte soubor pro import a klikněte na „Otevřít“

V programu eM Client klikněte na tlačítko „Další“

Zde případně odškrtněte složky, které importovat nechcete, a opět pokračujte tlačítkem „Další“.

Na závěr můžete vybrat, aby se data importovala do nově vytvořeného Datového souboru:

Až vyberete, kam nový soubor EMDF umístit, klikněte na tlačítko „Dokončit“, počkejte na konec importu a klikněte na „Ok“. Všechna naimportovaná data pak naleznete ve vybrané složce.

Jak exportovat data do Datového souboru

Pokud si přejete data vyexportovat jako nový Datový soubor, otevřete si Menu > Soubor > Exportovat (na Windows) nebo Soubor > Exportovat (na MacOS). V nabídce vyberte „Exportovat zprávy do .emdf souboru“:

Označte složky, které chcete exportovat, nebo zaškrtněte „Označit vše“ pro výběr všech svých dat:

Vyberte, kam svůj nový Datový soubor uložit a po otevření dialogového okna, soubor pojmenujte a klikněte na „Uložit“.

Zpátky v programu eM Client klikněte na „Dokončit“:

Nechte export doběhnout a klikněte na tlačítko „Ok“.

Vyexportovaná data můžete odložit na později, zase je do programu připojit nebo je s někým sdílet.

Způsob práce s e-maily a jejich uložení v aplikaci eM Client si určujete vy sami – vše záleží na vašem nastavení a máte nespočet možností. Rozmanité funkce, včetně Datových souborů, zaručí jednoduchou a bezpečnou správu dat. Ať už vám nejvíc vyhovuje Archivace nebo si raději data rozdělíte a uložíte je lokálně či do cloudu, s aplikací eM Client se nemusíte omezovat.

Že ještě neznáte eM Clienta?

Vyzkoušejte si ho! Je to zdarma a bez závazků.

Nestačí vám verze zdarma? Kupte si eM Client Personal nebo Business a získejte:

• neomezené množství e-mailových účtů

• neomezené využití pro komerční účely

• profesionální VIP podporu

• Sekce Poznámky a Přílohy

• Odložení příchozích zpráv

• Hromadná korespondence

• Odložené odesílání

• Sledování odpovědi
  a další užitečné funkce.

A mezitím mrkněte na náš YouTube kanál, najdete tam instruktážní videa.