Je otázkou, zdali je nutné uchovávat každý e-mail ve vaší osobní schránce po desítky let jako archiválii. Promazávání starých e-mailů na pracovním nebo osobním účtu však může být velmi stresující; nevíte totiž, zda je budete v budoucnu potřebovat. U vaší osobní schránky to nemusí být tak vážné, ale pracovní e-mail může mít pravidla daná vaší profesí. Než si svou schránku pročistíte, ověřte si, zda je bezpečné staré e-maily odstranit.
Jak dlouho by měly být e-maily uchovány na osobním účtu?
Osobní e-maily si můžete ponechat tak dlouho, jak jen chcete; poskytovatelé e-mailových služeb (včetně Microsoft Outlooku a Gmailu) staré přečtené e-maily automaticky neodstraňují. E-maily, které se v Outlooku a Gmailu rozhodnete smazat, zůstanou ve složce Koš po dobu 30 dnů. To vám dává čas na to, abyste si odstranění zpráv znovu rozmysleli. Po uplynutí 30denní lhůty budou smazané e-maily navždy pryč.
Existují určité typy e-mailů, které je dobré si ponechat. E-maily obsahující důležité dokumenty a komunikaci byste měli mít uložené pro případ, že je budete v budoucnu potřebovat. Pokud již nechcete své staré zprávy ve složce Doručená pošta nadále vidět, ale přesto si je chcete zachovat, přečtěte si náš příspěvek o tom, jak archivovat staré e-maily.
Jak dlouho by měly být e-maily uchovány na pracovním účtu?
Zákony o uchovávání elektronické komunikace stanovují podmínky, které musí společnosti a vládní organizace dodržovat pro zajištění bezpečnosti ukládání informací. Ve státech po celém světě jsou zavedeny různé zákony o uchovávání elektronické komunikace vztahující se k jednotlivým profesím, jež vyžadují, aby byly informace po danou dobu zachovány. Lidé pracující v oblasti práva, medicíny a dalších profesí, které vyžadují vedení dokumentace, by měli před vymazáním starých pracovních e-mailů zkontrolovat zásady uchovávání dat.
Zde je přehled zásad o uchovávání elektronické komunikace ve světě.
Česká republika:
- Advokáti jsou povinni uchovávat spisovou dokumentaci po dobu pěti let.
- Lékaři obecně uchovávají dokumentaci 5 let, ale může to být i déle podle toho, kdo dokumentaci vede. V nemocnicích se uchovávají data až po dobu 40 let!
Spojené státy americké:
- Právní zástupci a osoby pracující v oblasti práva by měli své e-maily uchovávat po dobu 3-7 let. Tento zdroj uvádí zákony o uchovávání dat v různých profesích na území Spojených států.
- Lékaři by měli uchovávat své e-maily na základě státních požadavků podle zákonů HIPAA.
Evropa:
- Každá evropská země má jiné zásady pro uchovávání dat - před vymazáním pracovního e-mailu si prostudujte příslušné pokyny.
Kanada:
- Právní specialisté musí uchovávat své e-maily obsahující důležité soubory po dobu deseti let.
- Pokud e-mail obsahuje klinické záznamy o obyvatelích Kanady, platí pro každou oblast specifické časové rámce. Než e-mail o pacientovi smažete, zkontrolujte tuto tabulku.
Spojené království:
- Tato tabulka obsahuje pravidla týkající se uchovávání e-mailových dat ve Spojeném království.
- Právní specialisté musí uchovávat své e-maily po dobu šesti let.
Čína:
- Tento návod lze využít k ověření aktuálních zákonů o uchovávání dat v Číně.
Pokud si nejste jisti, zda můžete smazat starý e-mail na svém pracovním účtu, poraďte se nejdříve se svým nadřízeným. K rozdělení starých a nových e-mailů využijte složky nebo funkci archivace na daném účtu.
Archivace starých e-mailů
Funkce archivace vám umožní uchovávat staré zprávy, aniž by zahlcovaly vaši schránku. Archivované e-maily jsou uloženy na vašem účtu, ale ve složce doručené pošty se nezobrazí. Různí poskytovatelé e-mailových služeb mají odlišné možnosti pro přístup k archivovaným zprávám; bez ohledu na to, jakého poskytovatele e-mailových služeb používáte, budete moci archivované zprávy ve svém účtu vždy najít. Jedná se o skvělý nástroj, který můžete použít jak pro svůj pracovní, tak pro osobní e-mailový účet.
Správa starých e-mailů v aplikaci eM Client
Správa starých e-mailů v aplikaci eM Client je jednoduchá a bezpečná. Ať už se rozhodnete e-mail navždy smazat, nebo jej uložit pro pozdější potřebu pomocí archivace; v aplikaci eM Client máte k dispozici funkce, které umožňují napravit případné chyby. Zde jsme pro vás připravili návod, který vám na základě vašich potřeb představí všechny možnosti, jak se starými e-maily nakládat.
Archivace v programu eM Client
Aplikace eM Client obsahuje funkci archivace, která vám umožní spravovat staré e-maily. Zde jsou uvedeny kroky pro archivaci v eM Client:
- Klikněte na tlačítko vybrat. Můžete vybrat vše nebo kliknout na políčko vedle konkrétních e-mailů, které chcete archivovat.
- Po výběru požadovaných e-mailů klikněte na tlačítko Archivovat na panelu nástrojů.
Pokud máte účet Google, tak vám tento postup umožní zobrazit archivované zprávy ve speciální Gmail složce Všechny zprávy (All Mail). Ostatní e-mailové účty budou mít ve svém seznamu složek složku s názvem Archiv.
Další skvělou funkcí, kterou aplikace eM Client nabízí, je Automatická archivace. Automatická archivace ukládá archivované zprávy do místních složek eM Client na lokálním úložišti. Pro Automatickou archivaci lze nastavit časové intervaly, takže staré e-maily budou automaticky odebrány ze složky doručené pošty a uloženy do Archivu v místních složkách.
Pro nastavení Automatické archivace jděte do Menu > Nastavení > Pošta > Automatická archivace.
Vyčistěte si doručenou poštu s eM Client
Mezi výhody používání aplikace eM Client patří možnost automatického zálohování a také absence časového limitu pro smazané e-maily. Většinu omylů lze tedy s využitím těchto funkcí napravit.
Pokud chcete odstranit staré e-maily v eM Client, postupujte podle těchto pokynů:
- Klikněte na možnost "Vybrat vše" nad doručenou poštou - nebo klikněte na zaškrtávací políčka a vyberte konkrétní e-maily.
- Klikněte na tlačítko "Odstranit" na panelu nástrojů.
- Zobrazí se vyskakovací okno s žádostí o potvrzení vašeho rozhodnutí.
Odstraněné e-maily se ukládají do složky Koš a eM Client je v této složce ve výchozím nastavení ponechá neomezeně dlouhou dobu. E-maily přesunuté do Koše na některých účtech však mohou být automaticky smazány. Například oblíbení poskytovatelé e-mailových služeb, jako je Outlook a Gmail, ukládají smazané e-maily pouze po dobu 30 dnů - takže byste měli mít na paměti, že pokud e-mail nechcete smazat permanentně, je třeba jej obnovit dříve, než bude pozdě!
Automatické zálohování v eM Client
Pokud se obáváte, že náhodou přijdete o starý e-mail, který jste omylem smazali, jednou z mnoha výhod používání eM Client je systém automatického zálohování. Systém zálohování zajišťuje, že všechny vaše e-maily a přílohy jsou bezpečně uloženy buď v lokálním nebo cloudovém úložišti. Povolte automatické zálohování a nechte eM Client, ať se postará o zbytek!
Zapnutí automatického zálohování pro uchování všech zpráv a dat:
- Jděte do: Menu > Nastavení > Obecné > Zálohování.
- Ve výchozím nastavení se data ukládají lokálně do složky Dokumenty ve vašem počítači. Umístění složky však můžete změnit buď na jinou lokaci v zařízení, nebo do adresáře v cloudovém úložišti, pokud nějaké používáte (Dropbox, Onedrive,...) - záloha tak bude v bezpečí, a to i v případě ztráty nebo poškození vašeho zařízení.
- Pokud chcete vytvořit zálohu pro úplnou obnovu účtů IMAP a EWS, měly by být vaše zprávy staženy pro použití v režimu offline. Celý obsah účtu stáhnete tak, že přejdete do nabídky Menu > Účty a vyberete dané nastavení v IMAP nebo Exchange. Tím se stáhnou všechny zprávy z vašeho účtu. Pokud chcete tento postup uplatnit jen pro určitou složku: klikněte pravým tlačítkem myši na příslušnou složku a otevřete Vlastnosti > Offline.
Aplikace eM Client je skvělým řešením, pokud chcete mít uspořádanou doručenou poštu a možnost uchovávat staré zprávy v bezpečí. Nikdy už tedy nebudete muset přemýšlet nad tím, kde jsou vaše staré e-maily. Podívejte se na náš blog, kde se dozvíte více informací o tom, jak spravovat svou doručenou poštu a jak aplikaci eM Client využívat naplno!
Že ještě neznáte eM Clienta?
Vyzkoušejte si ho! Je to zdarma a bez závazků.
Nestačí vám verze zdarma? Kupte si eM Client PRO a získejte:
neomezené množství e-mailových účtů
neomezené využití pro komerční účely
profesionální VIP podporu
Sekce Poznámky a Přílohy
Odložení příchozích zpráv
Hromadná korespondence
Odložené odesílání
Sledování odpovědi
a další užitečné funkce.
A mezitím mrkněte na náš YouTube kanál, najdete tam instruktážní videa.