Dnešní uspěchaná doba v nás může vzbudit pocit, že jsme věčně pozadu, a produktivita je jen nedosažitelným cílem. Každý hledá nové (a zázračné) způsoby zefektivnění práce a zrovna psaní e-mailů je jednou z oblastí, ve které nám technologie může výrazně pomoci.
Zaměstnanci korporátů - a nejen ti - si často můžou zoufat, když musí psát stopadesáté shrnutí firemní schůzky, která se dala od začátku vyřídit jedním e-mailem. Vašim pocuchaným nervům můžou ulevit nástroje umělé inteligence, které najdete v aplikaci eM Client.
Tento článek vám ukáže, jak využít AI ve svůj prospěch. Ve spolupráci s umělou inteligencí můžete rychle vytvořit profesionální a srozumitelné e-maily pro klienty i kolegy, a přitom si zachovat zdravý rozum.
Podívejme se, jak tyto nástroje mohou změnit vaši práci s e-maily.
V minulém článku jsme si vysvětlili, jak v aplikaci eM Client nastavit a používat funkce kontroly pravopisu a AI korektury.
eM Client ale kromě AI korektury nabízí ještě řadu dalších užitečných nástrojů. Dnes se díky umělé inteligenci nemusíte pachtit s každou odpovědí - AI totiž odvede značnou část práce za vás.
Funkci umělé inteligence zapnete v Nastavení > Pošta > Umělá inteligence > Povolit umělou inteligenci. Teď se podívejme konkrétněji, k čemu můžete umělou inteligenci využít.
AI za vás obstará mnohé - zde je pro začátek obecný seznam všech AI funkcí v eM Clientu. U každé z nich jsou k dispozici ještě dodatečná nastavení:
- Generovat text
- Odpovědět umělou inteligencí
- Zkrátit
- Prodloužit
- Korektura
- Přeformulovat
- Změnit tón
- Přepsat v první osobě
- Přeložit
Vybrané funkce si představíme podrobněji na příkladech.
Psaní e-mailů se může často zvrtnout v jakýsi „proud myšlenek“, který však ne každý čtenář ocení. Než odešlete takhle dlouhý e-mail, zkuste použít funkci "Zkrátit":
Nebo můžete „změnit tón“ e-mailu:
Potřebujete poslat rychlý e-mail shrnující proběhlou schůzku, ale máte jen stručné poznámky? Umělá inteligence vyřeší napsání e-mailu za vás s funkcí „Generovat text“.
Stačí napsat své body s několika pokyny do poskytnutého textového pole, zvolit délku a tón.
E-mail se tak napíše téměř sám:
Můžete si vybrat délku i tón e-mailu (přátelský, formální nebo striktní) a dokonce i jazyk, který bude použit.
S funkcí „Odpovědět umělou inteligencí“ ušetříte spoustu času a energie. AI zanalyzuje text a navrhne správnou odpověď podle vámi zvolené možnosti.
Možnosti odpovědí se dále větví:
Odpovědět umělou inteligencí
- Odpovědět
- Děkuji
- Nemám zájem
- Řekněte mi víc
- Vyřešit s někým jiným
Obsah vygenerované odpovědi se bude lišit v závislosti na zvolené možnosti.
Možná jste jako Eva - až po krk v práci na projektu a šéf má tendenci dýchat vám za krk? Umělá inteligence pomůže rychle odpovědět a nepřipravit se přitom o zaměstnání:
V okně Odpovědět klikněte na ikonu „AI“ a zvolte „Odpovědět umělou inteligencí“ > „Odpovědět“.
Tato možnost vygeneruje odpověď na jakýkoli e-mail - a postará se i o to, aby žádné dotazy nezůstaly zapomenuté:
Někdy se vás kolega ptá na něco, co nemáte na starost vy - zvolte možnost „Vyřešit s někým jiným“ a otevře se okno „Vyberte kontakt“.
Vyberte odpovědnou osobu, se kterou se má odesílatel spojit, a klikněte na „OK“.
Jak vidíte, vygenerovaná odpověď nasměruje Martina, aby se obrátil na Jana:
V práci nám někdy může dojít trpělivost. Eva už měla dost neustálých otázek ohledně projektu, který neměla na starost.
Podívejme se, co se stane, pokud si vybere „Odpovědět umělou inteligencí“ > „Nemám zájem“ > „Nikdy“:
Jak vidíte, s umělou inteligencí můžete rychle a věcně odpovědět na jakýkoli e-mail.
A pokud se AI zrovna netrefí, jednoduše upravte vygenerovaný e-mail přesně podle vašich představ.
Nástroje umělé inteligence v programu eM Client jsou navrženy tak, abyste se efektivně a s lehkostí vypořádali se zákoutími e-mailové komunikace. Pomohou vám zjednodušit psaní e-mailů, upravit jejich vyznění a umožní vám rychle vytvářet dobře formulované odpovědi.
S umělou inteligencí ušetříte drahocenný čas, zvýšíte produktivitu a přitom si zachováte profesionalitu. Svoji energii tak můžete investovat do toho, na čem skutečně záleží.
Nástroje AI jsou k v aplikaci eM Client dispozici jako doplněk (add-on), který lze zakoupit navíc k vaší jednorázově zakoupené licenci. Případně je získáte s naším ročním předplatným, které má AI add-on již zahrnutý v ceně.
Že ještě neznáte eM Clienta?
Vyzkoušejte si ho! Je to zdarma a bez závazků.
Nestačí vám verze zdarma? Kupte si eM Client Personal nebo Business a získejte:
neomezené množství e-mailových účtů
neomezené využití pro komerční účely
profesionální VIP podporu
Sekce Poznámky a Přílohy
Odložení příchozích zpráv
Hromadná korespondence
Odložené odesílání
Sledování odpovědi
a další užitečné funkce.
A mezitím mrkněte na náš YouTube kanál, najdete tam instruktážní videa.