Rychlý text vám umožní vkládat do e-mailů předpřipravené textové úryvky nebo hotové odpovědi. Ideální řešení pro případy, kdy chcete stejný obsah použít vícekrát.
Ačkoli je funkce Rychlý text v aplikaci eM Client k dispozici už delší dobu, rádi bychom vám představili praktická vylepšení, která od jejího uvedení přibyla.
Co je nového?
Funkce Odpovědět rychlým textem umožňuje okamžité použití Rychlého textu v odpovědi na e-mail. A pomocí klávesové zkratky Okamžitý Rychlý text (Ctrl + Q) lze Rychlé texty snadno přidat do již rozepsaného e-mailu.
Rychlé texty lze vylepšit přidáním zástupných textů - vložte je na místa, kam je později třeba doplnit konkrétní informace, například jméno v pozdravu.
Teď se tedy podívejme, co všechno funkce Rychlý text nabízí.
Vytvořte si svůj první Rychlý text
Rychlý text naleznete v Menu > Nastavení > Pošta > Rychlý text (Windows) nebo eM Client > Předvolby > Pošta > Rychlý text (macOS). Zde můžete jednotlivé texty vytvářet a spravovat.
Kliknutím na tlačítko Spravovat Rychlé texty otevřete správce Rychlých textů:
Klikněte na +Nový pro vytvoření nového Rychlého textu:
Rychlý text můžete podle potřeby formátovat, vkládat do něj odkazy, obrázky nebo proměnné atd.
Až budete hotovi, nezapomeňte jej pojmenovat a kliknout na tlačítko Uložit.
Jak importovat Rychlé texty
Rychlé texty nemusíte vytvářet od nuly - klikněte na tlačítko Importovat a importujte Rychlé texty ze souboru (.html, .htm), nebo je zkuste importovat z naší knihovny Rychlých textů:
Import ze souboru vám umožní použít Rychlé texty vytvořené na jiném zařízení, nebo třeba pěkně naformátovaný Rychlý text, který vám nasdílel kolega.
Knihovnu Rychlých textů jsme přidali pro případ, že byste potřebovali při vytváření Rychlých textů trochu inspirace. Dostupné texty můžete použít tak, jak jsou, nebo si je upravit podle sebe.
Poznámka: Knihovna Rychlých textů je momentálně k dispozici pouze v angličtině pro uživatele s placenou licencí.
Odpověď Rychlým textem
Funkci „Odpovědět rychlým textem“ jsme přidali ve verzi 10. Je to další z vychytávek pro efektivnější práci - okno pro psaní zprávy se totiž otevře s již předvyplněným Rychlým textem.
Funkce je snadno přístupná přes kontextové menu tlačítka Odpovědět na panelu nástrojů hlavního okna a u každé zprávy. Klikněte na ikonu šipky a vyberte Odpovědět rychlým textem - poté můžete zvolit, který Rychlý text chcete použít:
Po kliknutí na vybraný Rychlý text můžete odpověď před odesláním ještě upravit.
Zástupné texty
Možná znáte Proměnné, které můžete přidat do zprávy a při odeslání jsou automaticky nahrazeny správnými údaji z vašich Kontaktů nebo z operačního systému.
Zástupné texty sice musíte před odesláním ručně upravit, ale hodí se, zejména když je potřeba přidat trochu osobního přístupu.
Při vytváření nového Rychlého textu použijte tlačítko se 3 tečkami na panelu nástrojů a vyberte Vložit zástupný text. Nebo klikněte pravým tlačítkem myši do okna Rychlého textu a zvolte Vložit > Zástupný text. Objeví se vyskakovací okno, které vám umožní přidat libovolný zástupný text.
Před odesláním zprávy nahraďte zástupné texty personalizovanými údaji.
V případě, že zapomenete zástupné texty přepsat, zobrazí se varovná hláška. Takže se nemusíte obávat, že byste omylem odeslali nedokončený e-mail:
Vkládání Rychlých textů do nového e-mailu
Při psaní nové zprávy lze Rychlé texty vkládat pomocí tlačítka Rychlý text na panelu nástrojů:
Z kontextového menu vyberte Rychlý text, který chcete vložit, a klikněte na něj.
Můžete také použít klávesové zkratky pro vložení konkrétních Rychlých textů. Výchozí klávesová zkratka je Ctrl + Shift + číslo. Klávesovou zkratku každého z vašich Rychlých textů najdete v jejich kontextovém menu.
A úplně nejrychlejší způsob, jak vložit Rychlý text, je pomocí funkce Okamžitý Rychlý text.
V okně pro psaní zpráv otevřete vyhledávací pole Rychlých textů pomocí klávesové zkratky Ctrl + Q. Poté začněte psát název Rychlého textu a vyberte, který z textů má být vložen.
Vytvoření Rychlého textu z e-mailu
Při psaní zprávy vás možná napadne, že stejný text budete potřebovat znovu. Pro takové případy se hodí, že správce Rychlých textů je dostupný i z panelu nástrojů okna pro psaní nové zprávy. Stačí kliknout na ikonu Rychlý text a vybrat možnost Spravovat. Pak můžete pohodlně vytvořit nový Rychlý text.
Psát pořád dokola stejné e-maily může být únavné. Díky funkci Rychlý text však zvládnete každý pracovní den bez zbytečných zádrhelů. Rychlé texty jsou jen jedním z mnoha nástrojů aplikace eM Client, které vám ušetří čas a zjednoduší správu e-mailů. Možná oceníte Rychlé akce pro automatizaci rutinních úkolů, nebo si urychlíte práci pomocí klávesových zkratek. Naše chytré funkce vám vždy ušetří čas i nervy při práci s e-maily.
Že ještě neznáte eM Clienta?
Vyzkoušejte si ho! Je to zdarma a bez závazků.
Nestačí vám verze zdarma? Kupte si eM Client Personal nebo Business a získejte:
neomezené množství e-mailových účtů
neomezené využití pro komerční účely
profesionální VIP podporu
Sekce Poznámky a Přílohy
Odložení příchozích zpráv
Hromadná korespondence
Odložené odesílání
Sledování odpovědi
a další užitečné funkce.
A mezitím mrkněte na náš YouTube kanál, najdete tam instruktážní videa.